Als management assistent werk je nauw samen met onze bestuurssecretaris. Je beheert de (online) agenda’s van onze leden van het CvB. Je plant afspraken en als er onverwacht iets verandert in de agenda kun je snel schakelen en afspraken onderling opnieuw afstemmen. Je weet heel goed rekening te houden met reistijd of onderbrekingen en zorgt voor efficiëntie. Daarnaast zorg jij voor de voorbereiding van vergaderingen en alles wat daarbij komt kijken. Het regelen van een locatie, het archiveren en printen van stukken tot het tijdig en juist beschikbaar stellen en verspreiden van documenten.
Je ondersteunt de bestuurssecretaris in zorgvuldige correspondentie, het afhandelen van mailverkeer en bijvoorbeeld ook telefoongesprekken. Je weet het overzicht te bewaren en pakt regie waar nodig om structuur aan te brengen. Desgewenst houd jij tijdens vergaderingen en bijeenkomsten de notulen en actielijsten bij waarin je vastlegt wat is besproken en besloten en welke acties hieruit volgen. Dat doe je gestructureerd, beknopt en concreet. Zie jij knelpunten in een proces? Dan neem jij de ruimte te verbeteren en te optimaliseren.
Belangrijk is dat je gemakkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden en dat afwisseling jou energie geeft. Je kunt goed omgaan met het uitvoeren van werk onder druk van tijd. Je bent flexibel in het anticiperen op ad-hoc verzoeken, zoals het versturen van post, het bijhouden van relatiebestanden, het beheren van abonnementen of het afhandelen van facturen.
Ook je werkplek in het hart van onze organisatie brengt de nodige dynamiek met zich mee. Je bent het warme welkom van Dunamare onderwijs, het eerste gezicht dat bezoekers treffen als ze binnenkomen. Je wijst hen op het koffiezetapparaat en vertelt hen waar zij hun jas kunnen ophangen.
Het is in deze functie van belang dat jij op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag op het Bestuurs- en servicebureau aanwezig bent. Wil je graag fulltime werken? Op woensdag is er de mogelijkheid tot thuis werken
